עצות לעבודה מרחוק

עצות לעבודה מרחוק

המציאות המודרנית (כלומר משבר הקורונה והתחלתו של משבר כלכלי) מכתיבה יותר ויותר לחברות היבט כזה או אחר של עבודה מרחוק עבור העובדים .

הדבר חל על חברות בתחום ה-IT: רובן מתמודדות עם הצורך לארגן את העבודה מרחוק עבור בתי העסק והחברות עימם הם עובדים.

ארגונים רבים מתקשים היום בקבלת פתרונות לבעיות שקשורות לכל התהליכים העסקיים אצלם בעסק ומימושם לעבודה באופן מקוון , ובנוסף עלולים לסבול מבעיות של חוסר פתרון לבעיות.

אנחנו ריכזנו עבורכם טיפים וטריקים בסיסיים שיסייעו לכם לארגן עבודה מרחוק ולעשות זאת ללא אובדן של פרודוקטיביות.

הכלים הנחוצים:

אם אתה חושב על זה לרגע , אז עבור כל פעולה יומיומית בעבודה תוכל למצוא מערך כלים ותוכניות שיבטיחו את הביצוע הטוב ביותר שלה בצורה דיגיטלית.

תוכונת שיחות ועידה בווידאו או פגישות מקוונות

תשומת לב ראויה לשירותי תקשורת בין עובדים בזמן אמת. לדוגמה , עבור שיחות ועידה בווידאו או פגישות מקוונות, באפשרותך להשתמש ב :

תוכונת לניהול לוחות זמנים

כדי להציב ולעמוד ביעדים, ולשמור על לוחות זמנים ולתכנון מהלך היום, מומלץ להשתמש באחת מהתוכונת הבאות :

לצורך גיבוי מסמכים בצורה מהירה, עדיף שלא לשמור אותם במחשב האישי , אלא להעביר אותם לתוכנות גיבוי חינמיות בשונה מגיבוי ענן לעסקים שמיועד לחברות .

לדוגמה תוכונת אלו :

ניהול זמן:

אחת התכונות של עבודה מרחוק היא הקושי בארגון יום מחוץ למשרד.

אדם שרגיל לשליטה מסוימת מצד הממונים עליו לעיתים קרובות נרגע בבית ואינו יכול לחזור לקצב העבודה הרגיל שלו.

במקרה הזה , תידרש עמידה בעקרונות הבסיסיים של ניהול הזמן. ניתן לצמצם את עקרונות אלו לכללים הבאים :

  • בקרת בזמן : כדי להפוך את זרימת העבודה שלך לרציפה וליעילה, נסה לדמיין שאינך עובד מהבית. שלוט במשטר עבודה וזכור שחייבות להיות שעות מסוימות בהן תעסוק רק בעבודה ולא תוסח על-ידי עניינים זרים.
  • נתכנן את היום : בבוקר או בערב של יום קודם , ערוך רשימה של משימות דחופות שצריכות להיעשות בעתיד הקרוב. חלק את המשימות לפי סדר עדיפויות ודחיפות , אל תשכח לדווח על עשיתם בפני הממונים עלייך.
  • הצבת גבולות לבני המשפחה : אם אינך גר לבד, הסבר מראש ליקיריך שיש לך יום עבודה ואסור להסיח את דעתך בזוטות. אם אתה עדיין צריך לבצע עבודות בית במקביל , אז נהל את זמנך באותו אופן כמו במשרד : עשה את הדבר החשוב ביותר במהלך הפסקת הצהריים , והניח את השאר בצד לערב.

כלל נוסף שכדאי לזכור הוא למזער כל קשר עם גאדג'טים. על פי הסטטיסטיקה , כמעט 52% מהאנשים בודקים התראות בסמארטפון כל 15-20 דקות.

מסיבה זו , יש צורך באיסור מוחלט על השימוש בגאדג'טים שאינם נחוצים למהלך העבודה.

ארגון ניהולי:

מנהלים רבים מודאגים מהעובדה שכאשר מעבירים עובדים לבתיהם, קשה יותר להעריך ולראות את תוצאות פעילותם. אלו המלצות על ארגון העבודה מרחוק ניתן להעניק במקרה זה ?

כדאי לגשת לעניין במלוא הרצינות , מאחר וירידה ביעילות הכוללת של העובדים מהווה איום מידי על עתידה של החברה. ראשית , בחר מנהל שיצור קשר עם כל חברי המחלקה.

עובד זה צריך להיות מאופיין על ידי כישורי תקשורת טובים, אמפתיה גבוהה ויכולת הבעה עצמית גבוהה. מנהל שכזה יסייע בזיהוי כל אי שביעות רצון של הכפופים לו ויפקח על יעילותן  של המשימות בשלט רחוק.

אנו גם ממליצים לכם לחשוב על דרכים נוספות לארגון עבודה מרחוק – אנו מדברים על יצירת פלטפורמה עבור המשרד מרחוק.

פתרון שכזה מסייע בארגון העבודה מהבית עבור כל עובדי החברה , ממנהלים ועד למחלקת הנהלת חשבונות.

מהותו של שירות כזה היא כדלקמן :

מרכז הנתונים בוחר את מערך הכלים הנחוץ לארגון תקשורת עם הצוות כולו ומעקב אחר יישום המשימות.

רשימת המלצות מנוסחת כך שתוכל לסייע לכם להגדיל את הפרודוקטיביות והיעילות של כל עובד , כמו גם לפשט באופן משמעותי את הפעילות השוטפת היומיומית (דוחות, תכנון וכ'ו).

כחלק מארגון עובדים שכזה , תחנות עבודה מרוחקות נוצרות ומוגדרות באתר מרוחק. הדבר מרמז על  הכנת משתמשים לעבודה , חלוקת רמות סיווג לחומרים מסוימים , יצירת היררכיה של תיקיות ציבוריות, תיקיות אישיות וכ"ו.

בנוסף , הדברים הבאים מתקיימים :

יצירת CRM למכירות וירטואליות.

כולל התקנה בשרת , יצירת הספריות הדרושות וטפסי המשוב , הגדרת אפשרויות המכירה וכ'ו.

אוטומציה של תהליכים עסקיים. כולל פיתוח של ניהול מסמכים אלקטרוניים , דיווחים , מעקב אחר חגים וחופשות.

הגדרת ניתוח מקצה לקצה. ביצוע מספר הגדרות כדי לעקוב אחר האפקטיביות של קמפיינים על פי מספרי פניות הלקוחות לגבי אותו קמפיין.

יצירת תשתית למכירות מרחוק. כולל יצירת קטלוג של סחורה או שירותים לפרויקט שלך , אינטגרציה עם CRM , תפעול אתר החברה ועוד.

תלוי בפרטי החברה , הרשימה עשויה להיות משלימה ומורחבת. מרכיב חשוב בהעברת תהליכים עסקיים ברשת הוא הכשרה וייעוץ של עובדים.

היו מוכנים לעובדה שייקח מספר ימים לבסס את עבודתם של כל המחלקות והאינטראקציה שלהם.

ארגון יום אפקטיבי:

בעיה רצינית שעובדים רבים מתמודדים עימה בעת העברת חברה לעבודה מרחוק היא רמת משמעת עצמית נמוכה. כתוצאה מכך : אי עמידה ביעדים , חוסר מוטיבציה וירידה בפרודוקטיביות.

במקרה זה , העצות הבאות ייסעו לכם :

  • שעות עבודה אופטימליות : עדיף שהמנהל יציע לעובדיו לבחור את שעות העבודה מרחוק שלהם בעצמם. באמת שזה רחוק מלהיות נכון שתמיד אדם יעבוד בצורה יעילה בשעות הבוקר. קיימת המלצה כללית לתזמון : עליך לחלק את יום העבודה כולו (8 שעות) לבלוקים נפרדים באורך של שעה אחת ,עם הפסקה הכרחית של 15-20 דקות.
  • סנן את זרימת המידע : זכור להשתמש במגוון כלים המקלים על משימות. בצעו משימה אחת בלבד בכל פעם ואל תוסח על ידי רעשי רקע. קחו הפסקות קבועות כדי להיות יותר חד ומרוכז בעבודה.
  • יצירת אווירה נכונה : זה יעזור לכם להרגיש בבית במשרד. מה ניתן לעשות ? סדרו אזור נוח שבו תוכלו לעבוד. באפשרותך לנסות ליצור מחדש את סביבת העבודה שלך. כמו כן , אל תשכחו את "הטקסים הקטנים" כמו : כוס קפה של בוקר בתחילת יום העבודה , להתלבש כמו ליום עבודה רגיל , יצירת מבחר מוסיקלי לאווירה טובה .
  • יחס הדרגתי לעבודה : הסופר האמריקאי טים פריס ציין התבוננות מעניינת מאוד : שמיליארדרים , שחקנים וספורטאים עושים פעולות מסוימות כדי ליצור גישה חיובית. עבור חלקם מדובר במדיטציה או בפעילות גופנית בשעות הבוקר , עובר מישהו אחר מדובר , בניגון שיר מועדף או 10 דקות קריאה .